BLAITEK文化專欄-當下舒服溝通不一定效益最佳,善用"非對稱溝通"可提升團隊長期效率產出

還記得前幾篇提到的同步會議和主題會議嗎?高效的會議可以增加團隊共識並提高效率,當然高品質的溝通對於企業的重要性更是不言而喻,沒有良好的溝通,企業就沒有凝聚力也降低運營的質量,開會、談話、信件往來、做報告都是常見的溝通形式,那該如何以最有效率的方式在這些形式中達到溝通的目的呢?


同步(Sync)訊息 v.s. 非同步(Async)訊息

就以打電話為例,當你接一通電話時勢必會中斷你目前手中正在進行的事物,等到掛斷電話再度回神時,需要花上更多時間來重新回到原本的專注度,若每件事情都用打電話來解決,是非常沒有效率的,當事情並非緊急時,非同步溝通如信件、訊息留言就是一項溝通工具讓你不用立刻中斷目前手上的事物,當手邊事務到一個段落時再回覆他人即可。特斯拉執行長馬斯克高效時間管理的秘密也是善用非同步訊息,他曾經說過:「我喜歡用電子郵件。只要有可能,我都會選擇非同步溝通的方式」,這能讓他在工作中保持深度工作,不被雜亂的訊息打擾。


非同步溝通有哪些技巧

1.可利用約時間的方式進行事務討論盡量避免直接電話聯繫,可以提供對方時間選項以及利用線上行程工具將行程加入行事曆可避免遺漏。

2.可事先整理文檔傳給對方閱讀,讓彼此對於要討論的事項有初步的了解,可省下會議時間,文檔建議可利用條列式的方式呈現較能清楚了解問題點及要討論的事項。

3.利用發訊息的方式聯繫對方較不會打擾他人,也可在訊息中註明希望回覆的時間。

4.收訊息時,可回覆執行計畫與預期結果,非只是回覆收到。


以遠距工作知名的專案管理軟體公司Basecamp,這間公司所倡導的就是以非同步溝通為優先,他們認為不是所有人都得在「那個當下」去聽彼此做了什麼,大可以寫成文字讓大家有空時再去看,他們所設計的專案管理軟體將所有溝通方式,如文件、代辦清單、時程表、即時通都納入專案管理,讓所有溝通工具得到一個完善的管理方式,增加溝通上的效率。


溝通不只有一種形式,善用非同步溝通能有效區分事情的輕重緩急,是一種對雙方都好的溝通模式,讓自己不被非緊急事務打亂自己目前正在深度思考的工作,他人也能在能夠等待的時間內收到以信件或是訊息的回覆,若是沒使用恰當的溝通方式進行溝通,將演變成長期的毒藥,不佳的溝通方式,將會造成未來整體效率低落。


撰文: Zoe, Sharon

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