BLAITEK文化專欄-成為時間管理大師,最重要的是安排「優先順序」

你是否覺得事情沒有做完的一天?時間資源有限,如何支配事情成了一件極其重要的事,時間就像一個瓶子,事情就如同鵝卵石、小石子和沙子一樣有大有小,就像事情重要程度有輕重之分,當你先放入小石子及沙子後,也許剩餘的瓶子空間再也裝不下鵝卵石了,原來規劃事情的輕重緩急會直接影響到自己是否能在有限的時間內完成所有事項,否則事情就如同滾雪球般越積越多永遠做不完。


美國第34任總統艾森豪,他是位非常有能力且晉升分常快的將軍,他所提出的艾森豪矩陣是他做事有效率的秘密之一,他將事情依據重要程度與緊急程度區分開來,當事情處於緊急之下,我們往往會優先去做,但緊急的事情卻有可能不見得是重要的,瑣碎的事情較不影響事情的最終目標,就像是工作者的目標是讓自己實力增加最終能晉升或加薪,但總會有瑣碎的事,例如:一來一回解決機器錯誤等耗時又重複性的工作會佔據日常工作項目,雖然緊急卻對自己的目標達成相去甚遠,這時候可以善加利用艾森豪矩陣確認事情的先後順序,才能適當的去應對每天發生的事情。


艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)


A.緊急且重要:優先處理,通常是發生意外狀況且應立即完成或在當天結束,結束後要檢討如何調整為不緊急。例如:發生供應鏈中斷的危機造成供不應求的窘境,應立即處理並事後檢討問題。

B.重要但不緊急:屬於重要的長期目標或工作但沒有確切的期限,可利用發信整理資訊或於主體會議中討論。例如:規劃預算刪減或考取專業資格。

C.緊急但不重要:可快速解決不需要費神處理。例如:開會前緊急要影印文件或突如其來的電話。

D.不緊急也不重要:有空再處理即可。例如:社交活動或辦公室閒聊。


增加"B"比例,避免被"緊急"尤其"C"的事打擾,能提升工作效率和生活品質;妥善安排自己節奏投資在"重要"的事長期累積會有很好的回饋;"不重要"但必要的事可善用非對稱溝通or零碎時間處理掉。圖中舉例工作常見的溝通方式:郵件/會議/電話/文字溝通,可根據個人/團隊型態做優化,用較小成本達到相同甚至更高效益。


美國作家馬克·吐溫(Mark Twain)說:「假如你每天早上的第一件事就是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟糕的事情了。」青蛙代表著你目前最大最重要的工作,如果在早上做完最難的工作,你就不太可能拖延其他事情,並能完成更多的任務。多數的人都知道時間管理的重要性,但真正有效規劃時間的人並不多,即使工作能力很好終究還是會被鎖碎且不重要的事情拖垮,每個人一天都只有24小時,如何達到比別人更高的成就關鍵就在於時間管理及學會安排優先順序!


撰文: Zoe, Sharon

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