BLAITEK文化專欄-開會如何高效,會議二分為同步會議與主題會議

已更新:5月16日

會議可能是偷走工作時間和效率的陷阱,根據統計一般公司的高階主管平均每週會花將近24小時的時間開會,但大多都是「會而不議,議而不決」導致工作效率大幅降低,那該如何避免這種情況呢?我們把會議分成兩種:同步會議和主題會議。


同步會議(Sync Meeting)

若一個團隊要有高效率及很好的產出,「同步」是不可或缺的,這個動作可讓團隊即時獲得需要的資訊,並確保彼此的方向一致。同步會議形式為大家互相更新狀況,優化調整(Fine-Tune)各自節奏和擬定必要行動(Action)展開,並不會在特定一個主題上聚焦太久,例如:各個部門開會時可以提出最近的狀況,像是資訊部門提出目前產品功能開發進度;行銷部門提出近期行銷活動達成績效;人資部門提出目前招募狀況,以彼此互相了解進度為主要目的,不會深入探討特定主題。


同步會議的時間也以「短」為目標,不讓冗長的會議造成成員的困擾。若不小心偏離主題,例如:資訊部門在更新近期狀況時提到產品技術上的困難,而在同步會議上彼此熱絡討論如何因應此產品問題,會造成不相干人員聽一場不屬於自己任務之事,如行銷與人資部門無法提供協助等,除此之外,相關人員有可能沒受邀參與此場同步會議,如資訊部門需要業務部協助提供客戶實際操作上遇到的問題,但業務部不在現場討論此會議,造成效率不彰。


主題會議(Topic Discussion)

主題會議為大家針對一個問題或是任務來討論細節,例如:產品上想增加一項新功能,這時候資訊部門人員就會啟動一個主題會議為「如何在既有產品上增加新功能」如討論功能規格、可行性、相關技術支援等,這時候跟產品有關的技術人員會深度討論新功能的優勢及劣勢,以及相對應的硬體設備,此主題會議只會針對技術端方面做討論並不會在會議中討論跟此主題無關的問題,如後續行銷方式或是客戶端接洽等。


另外,在過程中如果有碰到相關問題時都會有對應的技術人員做詳細說明,不會讓未解的問題卡住會議流程,然而,若會議中遇到過於龐大的問題無法在此次會議立刻解決時,可針對這個待解問題再額外開一個主題會議討論細節。主題會議討論目的為招集相關人員討論細節與做法,讓問題歸納出一個合適的解決方案,並依照這個解決方案實際執行產出成果。


會議的目的是凝聚團隊共識,會議“A“角色需確保會議進行期間圍繞著開會目的避免分散焦點和保持高效,會議記錄彙總出總結和後續行動。在會議中透過彼此提出想法或是問題點都有助於團隊向上,而依照會議討論屬性區分為同步以及主題會議,透過同步會議來及時確保每個人方向一致,透過主題會議更深層的挖掘問題並提出合理解決方案,可以讓彼此更了解會議的目標,不會讓開會目的失去焦點。


撰文: Zoe, Sharon

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